Se suscribe el presente documento con la intención de hacer de conocimiento, los términos y condiciones que sustentan la relación comercial entre Viajes de Gala, S.A. de C.V. (“VG” y/o “Viajes de Gala”), el cliente y/o la agencia (“el cliente” y/o “la agencia”) y los proveedores de servicios contratados en su viaje (“proveedores”).
Los presentes Términos y Condiciones entrarán en vigor al momento de realizar una reservación o contratar y/o solicitar por cualquier medio un servicio y/o producto a través de Viajes de Gala, S.A. de C.V.
1. MEDIOS DE CONTACTO
La agencia podrá establecer contacto con VG a través de tres canales:
a) La plataforma VG OSS, utilizando el usuario y usuarios secundarios que serán proporcionados por VG a la agencia. En VG OSS, la agencia tendrá acceso a todo el inventario de productos y servicios, y podrá efectuar por si misma: presupuestos, reservas, pagos, impresión de vouchers e itinerarios. El acceso a la plataforma es 24 horas, en cualquier día del año.
b) Teléfono o correo electrónico, directamente a las áreas operativas según sea el caso:
Cotizaciones o reservas:
+52 (55) 5250 4201 Ext. 104 y 105
reservaciones@vgtours.mx
Service Desk:
+52 (55) 5250 4201 Ext.109
help@vgtours.mx
c) Formulario de contacto en el portal web: www.vgtours.mx
2. SERVICIOS
a) Alojamiento
Las habitaciones no aceptarán más de cuatro personas, sean adultas o niños. La edad de los menores y su inclusión en cada habitación está determinada por cada hotel y se detalla al momento de cotizar o reservar en VG OSS o con el equipo de reservaciones. La composición de habitaciones se define de la siguiente manera:
Sencilla (SGL): Ocupación por un adulto. Habitación con una cama matrimonial, Queen o King Size, según disponga el hotel contratado).
Doble (DBL): Ocupación por dos adultos. Habitación con una cama matrimonial, Queen o King Size según disponga el hotel contratado, o dos camas individuales, matrimoniales o Queen según disponga el hotel contratado.
Triple (TPL): Ocupación por tres adultos. Habitaciones triples y cuádruples incluyen al menos dos camas matrimoniales o Queen Size según disponga el hotel contratado.
Cuádruple (CPL): Ocupación por cuatro adultos. Habitaciones triples y cuádruples incluyen al menos dos camas matrimoniales o Queen Size según disponga el hotel contratado. Se reservarán y confirmarán habitaciones TPL´s y CPL´s con previa explicación y con aceptación del cliente, consciente de las condiciones de la propiedad.
Menores: Se acuerdan condiciones especiales para niños con cada proveedor de servicios que no se basan en un solo criterio en particular; por lo tanto, y dado que cada establecimiento/proveedor de alojamiento aplica sus propias condiciones especiales o descuentos, se informará a través de VG OSS o del equipo de reservaciones.
Entrega de cuartos: Depende del hotel al momento de llegar, a menos que se indique si el cliente requiere servicios adicionales, mismos que serán confirmados por VG por escrito. Si el hotel no confirmara disponibilidad, se ofrecerá otro hotel similar categoría y se le informará al cliente.
Check in/Check out: El check in y el check out lo determina la política de cada hotel y será informado al momento de cotizar o reservar en VG OSS o mediante el equipo de reservaciones.
b) Aéreos
Los servicios aéreos consistirán en presupuestos, reservaciones, emisiones de boletos, reemisiones, adquisición de EMD´s, a través de tarifas públicas o negociadas. Los espacios aéreos se reservan únicamente cuando se ha cubierto el pago total, o en su caso, el anticipo que indique el equipo de reservaciones. Las reservaciones de servicio de transportación aérea estarán sujetas a cambios sin previo aviso, así como a la disponibilidad del vuelo al momento de confirmar la reservación. No se garantizará la clase o cabina solicitada, así como la tarifa hasta el momento de la emisión del pasaje.
c) Alquiler de autos
El equipo de reservaciones de VG o VG OSS, informara a la agencia las características del vehículo disponible al momento de hacer su requerimiento, así como el detalle del precio de la renta, junto con la especificación de los servicios incluidos tales como tipo de kilometraje, definición de los seguros, gasolina y demás relacionados. Se deberá de especificar de parte de la agencia día y hora de iniciar, así como de la entrega de la unidad. Es responsabilidad del cliente leer y entender el documento de los servicios contratados, dando por entendido que conoce los requisitos mínimos de renta (licencia de manejo vigente y tarjeta de crédito a nombre del titular de la renta). Todo servicio adquirido en el mostrador de la arrendadora de vehículos será enteramente responsabilidad del cliente.
d) Traslados
Todos los traslados contratados con VG estarán detallados con hora de encuentro, punto de reunión, número de personas a transportar, nombre de pasajeros, destino al cual se dirigen, así como características del equipaje incluido. Es responsabilidad del cliente cumplir con los horarios acordados y en caso de alguna eventualidad, generar el aviso correspondiente. (esto incluye retrasos por vuelos demorados).
e) Tours/ excursiones
El equipo de reservaciones de VG o en VG OSS detallará los servicios turísticos que el cliente requiera o contrate, mostrando horarios, puntos de partida, duración y especificaciones del mismo. Es responsabilidad del cliente cumplir con los horarios de los servicios, así como llegar a los puntos de partida que se le indicarán.
f) Paquetes
Se entenderá por paquete al conjunto de servicios cotizados y reservados con base a un itinerario previamente establecido y que no pueden ser modificados ni cotizados individualmente ya que cuentan con un precio único y global. El equipo de VG mencionará los diferentes servicios turísticos de los cuales esté conformado el paquete, así como de las especificaciones de cada uno de dichos servicios como servicios incluidos, horarios y puntos de recogida, número y nombre de los pasajeros, destinos, horarios, duración y especificaciones de los mismo. Es responsabilidad del cliente leer y entender los servicios contratados, cumplir con los horarios, avisar a los proveedores sobre cualquier contratiempo y llegar a los puntos de partida que se le indicarán.
g) Entradas
Cumplen con el propósito de acceder a determinados lugares o espectáculos tales como shows, eventos deportivos, conciertos, museos, zonas arqueológicas, entre otros. Para validarlos su ejecutivo le entrega algún tipo de comprobante, número de confirmación, ticket o boleto del servicio adquirido.
Todo boleto debe consignar siempre la información precisa para aclarar qué tipo de servicio o producto se está adquiriendo con él. Incluyen información tal como el momento en el que se disfruta o disfrutará del servicio, la ubicación, el precio, la empresa que lleva tal servicio.
h) Lift Tickets/ Pases de esquí
Los pases de esquí son las entradas a las diferentes montañas que permiten a los clientes esquiar en dichas montañas.
Existen:
• Lift Tickets: Son los boletos de ingreso a montañas en específico, cuentan con fechas específicas de uso y su duración depende de los días adquiridos. Sólo pueden ser utilizados en las montañas para las que fueron adquiridos.
• Epic Pass: Es un pase que permite esquiar en diferentes montañas del mundo. Dependiendo del tipo de pase que se adquiera, tiene diferentes duraciones y niveles de acceso a los resorts. Este producto no requiere de fechas específicas para su uso y puede o no tener fechas de Black Out. Las variedades de Epic Pass son las siguientes: Epic Pass, Epic Local Pass, Epic 4-Day Pass.
• Ikon Pass: Es un pase que permite esquiar en diferentes montañas del mundo. Dependiendo del tipo de pase que se adquiera, tiene diferentes duraciones y niveles de acceso a los resorts. Este producto es válido para la temporada de invierno y puede o no tener fechas de Black Out. Las variedades de Ikon Pass son las siguientes: Ikon Pass, Ikon Base Pass, Ikon Session Pass 4-Day.
i) Transporte
Adicional a los servicios de transporte aéreo, VG proporciona servicios de transportación terrestre o acuática, a través de los prestadores de servicios turísticos con los cuales tiene contrato. Estos servicios son aquellos que permiten al turista desplazarse desde su lugar de origen al lugar de destino o en algún tramo o actividad durante su viaje. Estos servicios de transporte pueden ser boletos de autobuses de línea, trenes y cruceros.
j) Asistencia de viaje
Servicio de protección y asistencia al cliente final durante su viaje en caso de siniestro. Todos los paquetes incluyen asistencia al viajero en sus modalidades: nacional 115K o internacional Master Basic de la empresa Universal Assistance. Al reservar un paquete, se emitirán los respectivos vouchers que especifican la cobertura y los datos de contacto en caso de siniestro. En ambos casos, cuenta con cobertura Covid-19.
3. USO DE LA PLATAFORMA VIAJES DE GALA ONE STOP SHOP (VG OSS)
Viajes de Gala otorgará a la agencia un “usuario administrador” y contraseña para ingresar al VG OSS. La gestión de los “usuarios de agencia” internos de la agencia, estará a cargo del usuario administrador.
Altas y bajas: La agencia al otorgamiento de claves de acceso para “usuarios de agencia”, da por entendido que será su responsabilidad el manejo de la información que la plataforma brinda.
Viajes de Gala proporcionará a la agencia, la capacitación necesaria para el entendimiento y uso correcto de la plataforma VG OSS. Asimismo, Viajes de Gala se obliga a brindar capacitación a la agencia sobre las innovaciones en la plataforma VG OSS.
VG OSS, emitiría previa autorización de la agencia, los documentos que den por confirmado los servicios contratados.
VG OSS, emitirá los siguientes documentos de acuerdo con la fase del proceso de venta:
a. PRESUPUESTO
b. SERVICIOS SOLICITADOS
c. CONFIRMACIÓN DE LA RESERVA
d. VOUCHER DE LA RESERVA
e. ITINERARIO DE VIAJE
f. BOLETOS AÉREOS, DE TREN O AUTOBÚS
g. ASISTENCIA DE VIAJE / SEGURO DE VIAJERO
4. PRESUPUESTOS Y COTIZACIONES
La agencia podrá solicitar un presupuesto o cotización a través de dos canales principales:
a) Cotización por medio de VG OSS
Una vez que la agencia tenga su usuario administrador y contraseña de la plataforma VG OSS y haya creado sus usuarios agencia, el agente de viajes, podrá ingresar a la plataforma B2B y realizar la búsqueda de los diferentes servicios turísticos que requieran sus clientes. Deberá añadir los servicios elegidos al carrito de compra, leer las notificaciones de lectura obligatoria, introducir el nombre del titular y dar clic en la opción de guardar deseada:
- guardar (sólo guarda el presupuesto)
- guardar e imprimir (guardar el presupuesto e imprimirlo)
- guardar y ver pdf (guarda y abre otra pestaña en la que se ve un pdf que incluye el itinerario, lo que incluye y no incluye y la cotización)
Cuando se guarda, se obtiene el documento llamado PRESUPUESTO, en el cual la agencia puede ver las fechas elegidas, el número de días, número de pasajeros, el nombre del titular, la fecha en que se realizó dicho presupuesto, los servicios seleccionados, el itinerario, servicios incluidos y no incluidos y el desglose de precios. Se debe considerar que este documento es una cotización o presupuesto para poder darle dicha información al cliente final, no es una reserva y, por lo tanto, no se garantiza la tarifa de estos servicios.
Siempre se deberán recotizar lo servicios del presupuesto para actualizar la tarifa.
b) Cotización por medio del equipo de reservaciones de VG
La agencia podrá solicitar la cotización de los diferentes servicios turísticos proporcionados por VG a través del correo: reservaciones@vgtours.mx, teléfono: 55 5250 4201 ext. 104 y 105, o formulario de la página web www.vgtours.mx con los siguientes datos:
- Nombre de la Agencia
- Mencionar si cuentan con contrato comercial con VG o proporcionar los siguientes datos: correo electrónico, teléfono y nombre del agente que solicita la cotización
- Destino, fechas de viaje y número de pasajeros (mencionando cuántos adultos y cuántos menores)
- Nombres de los pasajeros con fechas de nacimiento.
- Servicios requeridos
- En caso de requerir hospedaje categoría de hotel deseada y tipo de ocupación de acuerdo con el número de pasajeros
- En caso de reserva de vuelos, mencionar si se tiene preferencia por alguna aerolínea y si se requiere cotizar servicios adicionales (asientos, maletas documentadas, etc.)
- En caso de contar con un presupuesto, mencionarlo.
- Método de pago
- Datos de facturación
- Comentarios adicionales sobre la reserva
Una vez recibida dicha información, los ejecutivos de operaciones realizarán la cotización de los servicios solicitados. Dicha cotización se atenderá en diferentes tiempos de respuesta según el tipo de producto:
- 24 horas para producto nacional y prediseñado
- 48 a 72 horas para producto internacional hecho a la medida, de acuerdo con la complejidad misma que se informará a la agencia cuando se reciba la solicitud.
- Cambios serán aplicados solamente en días hábiles. En caso de recibir solicitudes en horarios no laborales, se gestionará el cambio hasta el siguiente día hábil.
Los ejecutivos de operaciones enviarán el presupuesto de los servicios solicitados al correo proporcionado por la agencia.
Las cotizaciones tendrán una vigencia de 3 días naturales a partir de la fecha en que fue realizada, sin embargo, siempre se deberá recotizar para asegurar una tarifa actualizada, las cuales pueden cambiar sin previo aviso por parte de los prestadores de servicios turísticos.
Es importante recordar que dicho documento es un presupuesto y no garantiza la tarifa, no reserva ninguno de los servicios solicitados, ni asegura los espacios.
5. RESERVACIONES
La agencia podrá solicitar la reservación de servicios o la aprobación de un presupuesto o cotización a través de dos canales principales:
a) Reservación por medio de VG OSS
Para reservar servicios desde VG OSS, se deberá seguir el siguiente proceso:
1. Si cuenta con un presupuesto emitido por VG OSS, deberá recuperarlo desde la sección de PRESUPUESTOS, utilizando alguno de los siguientes datos:
- Localizador
- Nombre del titular de la reserva
- Fechas en que se realizó el presupuesto
- Fechas de viaje
- Destino
- Nombre del agente responsable.
2. Una vez recuperado, se deberá actualizar el presupuesto para actualizar tarifas y disponibilidad. Se deberá guardar nuevamente el presupuesto actualizado.
3. Para proceder a reservar servicios, presionar el botón de “RESERVAR” en la plataforma.
4. Los servicios solicitados se visualizarán en estado de “EN PETICION”. La reservación será confirmada por parte del equipo de VG una vez que se haya confirmado el pago parcial o total solicitado en la cuenta de VG y se haya recibido la confirmación de parte de los proveedores. Dicha confirmación tendrá un tiempo de respuesta mediante el documento de “RESERVA CONFIRMADA”.
5. Todas las reservaciones están sujetas a confirmación y disponibilidad. La reservación de servicios se confirmará en un lapso no mayor a:
- 24 horas para producto nacional y prediseñado
- 48 a 72 horas para producto internacional hecho a la medida, de acuerdo con la complejidad misma que se informará a la agencia cuando se reciba la solicitud.
- Cambios serán aplicados solamente en días hábiles. En caso de recibir solicitudes en horarios no laborales, se gestionará el cambio hasta el siguiente día hábil.
6. La agencia se obliga a pagar a VG la totalidad de las reservaciones generadas en VG OSS, en tiempo y forma de acuerdo con sus políticas de reservación, cancelación y pago. Mismas que serán explícitas al momento de cotizar y reservar.
7. Los vouchers de servicios e itinerario de viaje, serán emitidos por VG OSS una vez que la reserva se ha pagado en su totalidad. Estarán disponibles para su descarga en cuanto sean liberados en el sistema.
b) Reservación por medio del equipo de reservaciones de VG
La agencia podrá solicitar la reservación de los diferentes servicios turísticos cotizados a través del correo: reservaciones@vgtours.mx o al correo del agente de reservaciones que lleve su solicitud. La aprobación de un presupuesto o cotización solamente se tomará en cuenta por confirmación escrita a través del correo anterior por parte de la agencia.
Viajes de Gala volverá a confirmar las tarifas y servicios al momento de recibir la aprobación del presupuesto entregado previamente al agente. Si existiera algún cambio, los ejecutivos de operaciones actualizarán la información y solicitarán al agente nuevamente su aprobación vía correo electrónico.
Una vez que el agente responda al correo indicado y desea confirmar la reservación de servicios, se da por entendido que acepta el ajuste de las tarifas y se compromete a realizar el pago total o parcial de la reservación, según corresponda.
La reservación será confirmada una vez que se haya validado el pago inicial solicitado en las cuentas bancarias de VG y se haya recibido la confirmación de parte de los proveedores.
Todas las reservaciones están sujetas a confirmación y disponibilidad. La reservación de servicios se confirmará en un lapso máximo de 72 horas (en horarios de días hábiles) de acuerdo con los tiempos de respuesta que estipula cada proveedor.
En caso de no poder confirmar la reservación de servicios y si la agencia realizó un pago previo, la agencia será contactada para realizar un cambio de servicios o si así lo deseara, se realizará el reembolso de la cantidad pagada previamente.
Viajes de Gala se obliga a respetar la tarifa y disponibilidad de los Servicios Turísticos, una vez que la solicitud del servicio haya sido reservada por la agencia y realizado un pago parcial o total, mismo que ha sido confirmado en la cuenta bancaria, de acuerdo con las Políticas de Reservación, Cancelación, y Pago de cada producto.
c) Horarios de atención
Los horarios de atención en Viajes de Gala serán los siguientes:
- Reservaciones Grupos e Individuales:
- Lunes a viernes de 07:00 a 23:00 hrs. GMT-6: México (hora centro)
- Sábados de 09:00 a 14:00 hrs. GMT-6: México (hora centro)
- Service Desk:
- Lunes a viernes de 07:00 a 23:00 hrs. GMT-6: México (hora centro)
- Sábados de 09:00 a 14:00 hrs. GMT-6: México (hora centro)
- Service desk cuenta con atención fuera de horario para servicios de emergencia
- Facturación y administración:
- Lunes a viernes de 08:00 a 18:00 hrs. GMT-6: México (hora centro)
6. TIEMPO LÍMITE COMERCIAL
El tiempo límite comercial (TLC) se refiere al lapso que transcurre entre la fecha en que se realiza la reservación y la fecha en la que se debe realizar el pago total o parcial de los servicios.
En Viajes de Gala los tiempos límite comerciales varían de acuerdo con el producto o servicio que se está reservando.
El TLC se visualizará en VG OSS o se informará al cliente a través del correo electrónico.
Para paquetes dinámicos, el TLC será el más restrictivo de todos los productos seleccionados. Sin embargo, el equipo de reservaciones hará llegar por correo electrónico las políticas de pago flexibles, en caso de aplicar.
7. GRUPOS
VG OSS está diseñada para uso exclusivo de reservaciones individuales (FITs). No se permite por parte de la AGENCIA reservaciones de grupos por medio de la plataforma.
Se considera grupo, a partir de nueve habitaciones en el mismo hotel, mismas fechas y condiciones del viaje.
Las tarifas de grupos se manejan de manera externa al sistema. Para solicitud de cotización y manejo de grupos, la agencia deberá contactar directamente a Viajes de Gala a través de los siguientes canales:
TELÉFONO: +52 (55) 5250 4201
E-MAIL: reservaciones@vgtours.mx
8. TARIFAS, MONEDA Y TIPO DE CAMBIO
Todas las tarifas están sujetas a cambio sin previo aviso.
La tarifa final, se confirma al visualizar las solicitudes en modo CONFORME y al haber realizado el pago total o parcial dentro del tiempo límite establecido que garantice esa tarifa.
En VG OSS todo el producto es visible en la moneda correspondiente a la región o país del producto (MXN, USD, CAD, EUR, etc.)
El tipo de cambio que será utilizado para el cálculo del precio final de los servicios solicitados será aquel correspondiente al Diario Oficial de la Federación (DOF). Este tipo de cambio será visible en VG OSS o indicado por el equipo de reservaciones de Viajes de Gala.
Para pagos realizados en parcialidades, el ajuste final del tipo de cambio se hará de acuerdo con aquel vigente al día de la liquidación de los servicios.
Las tarifas de servicio de transporte aéreo tienen sus propias políticas en cuestión de manejo de tarifas y tipo de cambio, mismas que deberán ser respetadas en todo momento por parte de la agencia.
9. FORMAS Y PROCEDIMIENTO DE PAGOS
La agencia se obliga a cumplir con las Políticas de Pago de los Servicios Turísticos de Viajes de Gala, la cuales podrán ser consultadas dentro de la plataforma VG OSS o indicadas por el equipo de reservaciones de Viajes de Gala.
Se aceptan las siguientes formas de pago:
a) Cargo a tarjeta de crédito o débito a través de pasarela de pago Web Pay Plus de Santander: pasarela de pagos instalada en la sección de B2B de VG OSS. El cliente asumirá los cargos y comisiones bancarias para pago con tarjeta de crédito o débito, según corresponda.
- Tarjeta de crédito: 2.5% + IVA
- Tarjeta de debido: 2.15% + IVA
- Tarjeta internacional: 3.10% + IVA
- Tarjeta AMEX: 2.9% + IVA
La pasarela de pagos Web Pay Plus cuenta con medidas de seguridad (3D Secure) para proteger al tarjetahabiente de cualquier mal uso de estos instrumentos bancarios.
ES ENTERAMENTE RESPONSABILIDAD DE LA AGENCIA EL USO DE LA TARJETA A TRAVÉS DE LA PASARELA DE PAGOS DE VIAJES DE GALA. CUALQUIER SITUACIÓN QUE SURJA POR CONTRACARGOS GENERADOS POR UN MAL USO DE TARJETAS BANCARIAS SERÁN CUBIERTOS POR PARTE DE LA AGENCIA DE VIAJES.
b) Depósito/Transferencia: En caso de depósito, se deberá enviar copia del comprobante de pago (ficha bancaria) a los correos indicados anteriormente, indicando el nombre del cliente, producto adquirido, número de presupuesto o reservación como referencia y cantidad pagada.
Para transferencias electrónicas, se deberán realizar a la siguiente cuenta:
VIAJES DE GALA SA DE CV
RFC: VGA760405 PA3
BANCO: SANTANDER
MONEDA: Pesos mexicanos
CUENTA: 65-50840343-2
CLABE: 014180655084034324
c) TPV física para tarjetas de crédito o débito: Aceptamos todas las tarjetas de crédito (VISA, MasterCard, AMEX) pagando en nuestras oficinas en la Terminal Punto de Venta en nuestras instalaciones. El cliente asumirá los cargos y comisiones bancarias para pago con tarjeta de crédito o débito, según corresponda. Esta forma de pago está regida bajo las siguientes comisiones y sobrecostos:
- Tarjeta de crédito: 2.5%
- Tarjeta de debido: 2.15%
- Tarjeta internacional: 3.10%
- Tarjeta AMEX: 2.9%
10. FEES Y COMISIONES ADICIONALES
Todos los servicios contratados con Viajes de Gala estarán sujetos a fees y comisiones adicionales por gestión de servicios turísticos y uso de herramientas y plataformas tecnológicas, las cuales no serán comisionables a las agencias. Estas representan un costo directo a los servicios de la siguiente forma:
a) Fee variable % por reserva (por tecnología y comunicación, uso de plataforma, herramientas, operaciones turísticas). Calculado sobre el precio base del producto antes de impuestos, más IVA.
a. 0.65% Hoteles y paquetes (nacionales e internacionales)
b. 0.75% Servicios individuales (cualquier actividad, producto o servicio que no sea hotel, paquete o vuelo)
c. 10% EMD´s
b) Fee fijo por reserva en USD por persona (por la gestión de cada pasajero en la contratación de servicios). Calculado sobre el precio base del producto antes de impuestos, más IVA.
a. $1 USD Hoteles y Paquetes Nacionales
b. $2 USD Hoteles y Paquetes Internacionales
c. $3 USD Segmento Aéreo Nacional
d. $5 USD Segmento Aéreo Internacional
11. COMISIONES
El cálculo de comisiones se basa en nuestra política comercial que se enviará en su momento a la agencia, indicado
comisiones base para:
- Servicios terrestres individuales: hoteles, traslados, tours
- Paquetes nacionales
- Paquetes internacionales
- Servicios especiales
- Servicios de transporte aéreo
- Fees y comisiones
No se comisionan impuestos, fees y otras comisiones adicionales.
Para pago de comisiones, la agencia deberá cumplir con el siguiente proceso:
- Todo pago de comisiones se realizará conforme al envío de factura por parte de la agencia, especificando nombre de la agencia, número de cliente, número de reservación y servicio al correo reservaciones@vgtours.mx
- El pago de comisiones se realizará semanalmente, realizando cierre de comisiones solicitadas en el periodo determinado.
- El pago de comisiones se realizará conforme a la validación de servicios solicitados en dicho expediente.
- El pago de comisiones se realizará dos días hábiles después de la fecha de cierre.
12. MODIFICACIONES
Para realizar una modificación de una reservación, deberá comunicarse al Service Desk de Viajes de Gala:
- +52 (55) 5250 4201 Ext.109
- help@vgtours.mx
- A través de los formularios de atención al cliente en la página www.vgtours.mx
Deberá contar con el número localizador de la reservación, así como los datos precisos para realizar el cambio
correspondiente. Toda modificación está sujeta a gastos de acuerdo con el tipo de producto: hoteles, vuelos,
paquetes hotel + vuelo y hotel + autobús, traslados, autos, autobuses, cruceros, circuitos, seguros, etc.
Todas las modificaciones están sujetas a disponibilidad. Asimismo, todas las modificaciones están sujetas al
pago completo de los cargos extra que pudieran producirse de acuerdo con el cambio solicitado y la fecha de la
solicitud.
Adicionalmente, cada servicio está sujeto a las siguientes reglas:
a) Modificaciones en reservaciones de hotel
- Aplican penalidades si cambias de hotel, de acuerdo con el día en que hagas la solicitud.
- Si disminuyes los días de tu estancia te reembolsamos la diferencia aplicando una penalidad de 10% sobre el monto a reembolsar. Tomando en cuenta las condiciones, políticas y términos de los prestadores de servicios finales
- Si reservaste un producto con oferta especial, es necesario que los cambios cumplan con las mismas condiciones para conservar la oferta. Si se cambia una reservación a una fecha que tenga tarifa con oferta, es necesario hacer una reservación nueva y cancelar la anterior (aplica la política de cancelación de hoteles).
b) Modificaciones en reservaciones de vuelo
- Deberán solicitarse mínimo 48 horas antes del inicio del viaje.
- Aplican cargos adicionales en todos los cambios de fecha, horario o auxiliares.
- Los boletos de avión no son transferibles a otra persona o línea aérea, excepto en el caso de fallecimiento del pasajero.
- Las modificaciones dependen de las condiciones de la tarifa y familias tarifarias.
- Los cambios solicitados aplican para todos los pasajeros de la reservación de vuelo. No es posible aplicar cambios sólo a una parte de los pasajeros.
- No se permiten cambios de nombre únicamente correcciones de éstos, máximo 3 letras que no afecte fonéticamente el sentido de éste, tarifa no endosable no transferible y no cancelable.
c) Modificaciones en reservaciones de traslado aeropuerto – hotel
- Deberán solicitarse mínimo 24 horas antes del inicio del transporte.
- Si el vuelo se atrasa o el cliente viajará en otro horario, comunicarse tan pronto sea posible para reasignar la hora de tu transporte con el Service Desk de Viajes de Gala: +52 (55) 5250 4201 Ext.109 o al correo help@vgtours.mx.
- En caso de cambio de tipo de servicio y resulta en un traslado de costo menor, se reembolsa la diferencia aplicando una penalidad de 10% sobre el total a reembolsar.
d) Modificaciones en Asistencia de viaje/Seguros de viajero
- Sólo es posible cambiar nombre del titular de la póliza y las fechas de viaje.
- Deberán solicitarse mínimo 5 días antes del inicio del viaje.
- No es posible modificar el plan de asistencia/seguro si has hecho uso de las coberturas descritas en el plan (reclamación del seguro).
- No es posible aumentar o disminuir pasajeros.
e) Reglas del cargo por modificación
- Todas las modificaciones solicitadas por la agencia están sujetas a un cargo de $150 pesos más IVA.
- Este cargo cubre todas las modificaciones hechas durante un mismo día en un número localizador. Si se solicitan cambios adicionales en fechas posteriores, se cobrará un nuevo cargo por modificación.
- Se consideran modificaciones los siguientes cambios: nombre del titular de los servicios, fechas de viaje, destino, número de pasajeros, tipo de habitación, hotel, o prestador de servicios.
- Aplica cargo por modificación para todos los cambios de nombre en boletos de avión, a excepción de algún nombre está mal escrito (que cumpla con las reglas sobre cambio de nombre) y es necesario hacer alguna corrección. Sujeto a criterios de aceptación por parte de la aerolínea.
- El cargo por modificación no es reembolsable ni transferible.
- No aplica cargo por modificación si el proveedor de servicios se ve obligado a hacer cambios en sus fechas o tipos de servicio por causas de fuerza mayor.
- El seguro de cancelación por cualquier razón cubre el cargo por cambio una (1) sola vez.
13. CANCELACIONES Y REEMBOLSOS
La agencia se obliga a cumplir con las Políticas de Gastos de Cancelación de los Servicios Turísticos de Viajes de Gala, localizadas en VG OSS o indicadas por el equipo de reservaciones de Viajes de Gala al momento de solicitar un presupuesto o cotización de servicios.
A continuación, se presenta el proceso sobre cancelaciones y reembolsos:
- Para solicitar una cancelación o reembolso de una reserva, deberá comunicarse al Service Desk de Viajes de Gala: +52 (55) 5250 4201 Ext.109 o al correo help@vgtours.mx.
- Deberá contar con el número localizador de la reservación, así como los datos precisos para realizar el cambio correspondiente.
- Toda cancelación está sujeta a gastos de acuerdo con el tipo de producto.
- La agencia tendrá el derecho al reembolso de servicios cancelados para a su vez reembolsar al Cliente Final cuando los servicios sean cancelados conforme a las políticas, términos y condiciones de cada Prestador de Servicios Turísticos y/o proveedor. Todos estos rembolsos primero serán sometidos a cualquier honorario de cancelación aplicable o montos no rembolsables.
- La agencia acepta expresamente que no se gestionan condonaciones de cargos de cancelación, las penalidades se detallan en VG OSS durante el proceso de reservación o en caso de reservaciones a través del equipo de reservaciones de Viajes de Gala, se notificarán estas condiciones por correo electrónico a la agencia. Éstas son aceptadas por la agencia al momento de aceptar un presupuesto y autorizar una reservación de servicios.
14. LATE BOOKINGS
En caso de que la agencia genere reservaciones con tarifa no reembolsable o de último minuto, mismas que se encuentren dentro de políticas de cancelación, la agencia acepta que dichas reservaciones quedan sujetas a disponibilidad de los prestadores de servicios turísticos al momento de la aplicación de pago.
Las reservas con Tarifas No Reembolsables (NRR) se facturarán a la confirmación de la reserva, es decir cuando se genera la reservación.
15. NO SHOWS
En el hecho de que el Cliente Final no se presente o cancele por su cuenta una reservación confirmada en nuestro sistema para el día y la hora pactados, conforme a los términos y condiciones de cada Prestador de Servicios, constituirá un No Show.
Los No Shows se considerarán como una cancelación y todos los términos y condiciones detallados con las cancelaciones están disponibles al momento de la reservación en VG OSS o a través de la información enviada por el equipo de reservaciones de Viajes de Gala.
Los costos relacionados con las inasistencias pueden incluir desde el precio de la primera noche hasta el precio completo de toda la estadía, dependiendo del Prestador de Servicios y/o proveedor.
Si se genera un No Show en aéreo, todos los vuelos subsecuentes que se encuentren dentro del mismo código de reservación, serán cancelados automáticamente por la aerolínea y esto no es responsabilidad de Viajes de Gala.
16. FACTURACIÓN
Viajes de Gala podrá facturar todos los servicios adquiridos por parte del cliente y/o la agencia a través de la empresa, una vez realizado el pago total de los servicios. La factura será enviada al correo que la agencia registre con nosotros al momento de solicitar servicios. Es responsabilidad de la agencia validar los datos entregados, así como RFC y concepto de la factura generada.
Como comprobante de los anticipos, la agencia recibirá por parte de Viajes de Gala un comprobante de anticipos.
En caso de aclaraciones por cambios o cancelación de facturas, enviar correo al Service Desk de Viajes de Gala help@vgtours.mx para atender el caso.
17. RESPONSABILIDADES
VIAJES DE GALA, S.A. DE C.V., actúa solamente como agente intermediario y no maneja, controla u opera ningún proveedor de servicios, por lo tanto, no asume ninguna responsabilidad por alguna pérdida, daño, perjuicio, retraso, accidente o cualquier irregularidad que pueda ser causado por razones o en cualquier defecto, actos o fallas de cualquier compañía o persona comprometida en llevar a cabo cualquier arreglo hecho por VIAJES DE GALA, S.A. DE C.V.
En caso de que estos términos se cambien o modifiquen, se notificará a la agencia vía correo electrónico y a través de la página www.vgtours.mx.
